Tout ce que fait NeoBooks, et ses limites.
Chaque fonction décrite ici existe dans la version actuelle du logiciel. Quand une fonction a une limite, elle est écrite à côté.
Échéancier fiscal et social
Les obligations de chaque dossier se déduisent de son profil. Personne ne recopie un calendrier à la main.
- Un échéancier calculé pour chaque dossier
Une SARL au réel et une EI à l'IFU n'ont pas le même calendrier, et NeoBooks le sait.
Forme juridique, régime fiscal, effectif, activité BTP, gérant non salarié : le moteur lit la fiche et pose les obligations qui s'appliquent, avec leur période et leur date.
- Les principales obligations algériennes
G50, G50 ter, acomptes et solde IBS, bilan fiscal, G12 et G12 bis, CNAS, CASNOS, CACOBATPH, DAS, 301 bis, état 104, ERA, TA et TFP, G8, CNRC.
Les déclarations CNAS et CACOBATPH sont mensuelles ou trimestrielles selon l'effectif. Vous pouvez ajouter vos propres obligations, à la cadence de votre choix.
Limite actuelle : Le régime simplifié et le paiement fractionné de l'IFU ne sont pas encore modélisés. Ajoutez-les comme obligations personnalisées en attendant.
- Le week-end algérien pris en compte
Une G50 dont le 20 tombe un vendredi est posée au dimanche 22.
Les échéances fiscales qui tombent un vendredi ou un samedi passent au dimanche. Les caisses sociales gardent leur date. Quatre jours fériés fixes sont aussi pris en compte : 1er janvier, 1er mai, 5 juillet et 1er novembre.
Limite actuelle : Yennayer et les fêtes religieuses ne décalent pas encore les dates.
- Les prorogations appliquées en une fois
Un report annoncé par communiqué se pose une fois et vaut pour tous les dossiers concernés.
Vous voyez d'abord combien d'échéances vont bouger, puis vous confirmez. La date d'origine reste affichée à côté de la nouvelle, et ce qui est déjà déposé ne bouge pas.
- Des règles mises à jour sans réinstaller
Quand une date change, la correction arrive dans votre installation.
Les règles sont publiées par NeoBooks sous forme de lot signé. Votre installation vérifie la signature avant de l'appliquer. Une règle que vous avez ajustée vous-même n'est pas écrasée.
- Un statut et un historique par échéance
Chacun sait où en est chaque déclaration : non commencée, en cours, soumise, payée.
Vous pouvez joindre le justificatif de dépôt ou de paiement à l'échéance. Les exercices clos passent en lecture seule et sont masqués des listes.
- L'échéancier exporté
Le mois, l'année ou une plage de dates, au format Excel, pour un associé ou un client.
L'export suit les filtres en cours et indique le responsable de chaque dossier.
Imprimés officiels
Les formulaires sortent au format de l'administration, remplis à partir du dossier.
- G50, totaux calculés
La G50 du mois sort en PDF officiel, remplie depuis la fiche et la saisie de la période.
Les totaux sont calculés pour vous, et l'état des fournisseurs (G9) est joint au même document. Le montant enregistré remonte sur l'échéance correspondante.
Limite actuelle : Le dépôt se fait toujours par vous, sur Jibayatic ou au guichet. NeoBooks ne télédéclare pas.
- G50 ter
La déclaration trimestrielle des employeurs à l'IFU, préparée de la même façon.
Même saisie, même logique de calcul, au format de l'imprimé.
- G12
La déclaration prévisionnelle IFU, dans le classeur officiel.
Le classeur Excel de l'administration est rempli en conservant ses macros.
Limite actuelle : La G12 bis apparaît dans l'échéancier, mais son imprimé n'est pas encore généré.
- État des fournisseurs (G9)
Cinq lignes ce mois-ci, soixante le suivant : l'état s'allonge tout seul.
Les pages supplémentaires sont ajoutées au PDF quand la liste dépasse une page.
Espace client
Vos clients déposent leurs pièces et suivent leur dossier au même endroit que vous. Inclus à partir de l'offre Professional.
- Les pièces à fournir
Vous réclamez une pièce, le client la dépose, vous la validez ou la refusez en disant pourquoi.
Une demande avec une date limite est relancée chaque semaine, trois fois au plus, tant que la pièce manque.
- Le dépôt du mois
Les pièces arrivent classées par catégorie et par période, plus par WhatsApp ou clé USB.
PDF, images et classeurs Excel, avec vérification du type de fichier. Les pièces RH ne sont pas partagées par défaut. Le cabinet est prévenu à chaque envoi.
Limite actuelle : Les fichiers Word ne sont pas encore acceptés.
- Une messagerie par dossier
La discussion avec le client reste attachée au dossier, même quand le dossier change de mains.
Le fil affiche les 200 derniers messages.
- Ce que le client voit
Ses prochaines échéances, les montants à régler, ses notes d'honoraires à télécharger, son équipe au cabinet.
Le client se connecte avec son email ou son numéro de téléphone. Il ne voit que les dossiers auxquels vous l'avez rattaché.
Honoraires et débours
Des notes d'honoraires et de débours générées depuis le barème, à l'en-tête de votre cabinet, et suivies jusqu'au règlement.
- Un barème par dossier
Mensuel, annuel, bilan, commissariat aux comptes : ce que vous facturez à chaque client est écrit une fois.
Le barème s'exporte, et il sert de base aux notes récurrentes.
- Des notes d'honoraires à votre identité
Générées depuis le barème du dossier : PDF à votre en-tête, montant écrit en lettres, cachet et signature placés où vous le souhaitez.
Brouillon, émission, règlement : chaque note a un état clair. Un règlement saisi par erreur s'annule et la note redevient due.
Limite actuelle : Ce sont des notes d'honoraires, pas des factures numérotées. Il n'y a ni paiement en ligne ni paiement partiel.
- Les notes récurrentes préparées pour vous
Mensuelles, trimestrielles ou annuelles, au jour choisi, d'après le barème.
NeoBooks prépare des brouillons, il n'émet et n'envoie rien sans vous.
- Les relances d'impayés
Les notes en retard sont relancées au rythme que vous fixez, avec le PDF en pièce jointe.
Les relances partent à l'adresse de contact du dossier, une fois l'envoi d'emails configuré.
- Les notes de débours
Les frais avancés pour le client s'ajoutent hors TVA à la note d'honoraires, ou font l'objet d'une note de débours à part, sans remise ni TVA.
Vos collaborateurs peuvent établir des notes de débours sur leurs dossiers, sans accès aux honoraires.
- Exports
Les notes s'exportent en Excel ou en PDF, avec totaux HT, TVA et TTC, réglé, en attente et en retard.
L'export reprend les filtres de la liste.
Équipe et pilotage
Chaque dossier a son responsable, et chaque retard se voit.
- Les dossiers affectés
Un ou plusieurs responsables par dossier, affectés un par un ou par lot.
Un collaborateur peut voir tout le portefeuille ou seulement ses dossiers, selon ce que décide le gérant.
- Le tableau de bord
En retard, bientôt dû, terminé ce mois-ci, et la charge de chaque collaborateur.
Filtrable par entreprise, par collaborateur et par type d'obligation, avec « Mes dossiers » pour chacun.
- « Cette semaine »
Ce qui est en retard, ce qui arrive dans les sept jours, ce qui attend le client.
La page signale aussi les dossiers sans responsable et les pièces d'ouverture manquantes.
- Tâches et rappels
Un tableau de tâches partagé, des tâches privées, et des rappels à l'heure choisie.
Des tâches peuvent être créées automatiquement pour les échéances urgentes.
- Notifications
Une cloche dans l'application, un récapitulatif mensuel et un résumé hebdomadaire par email.
Chacun choisit son horizon et peut se désabonner.
Limite actuelle : Les emails partent une fois le serveur d'envoi configuré pour votre installation.
- Fiche dossier complète
Champs personnalisés, indicateur de fiche complète, check-list d'ouverture, coffre des accès aux portails.
Les identifiants de vos clients sur les portails sont chiffrés, et chaque consultation est enregistrée.
- Import et export Excel
Votre portefeuille existant entre en une fois depuis un classeur.
L'import crée les dossiers. Les modifications de dossiers existants se font dans NeoBooks.
- Rapport du commissariat aux comptes
La liste des dossiers soumis au CAC, exportable.
Une recherche globale retrouve aussi les entreprises, les obligations et les utilisateurs.
Traçabilité et sécurité
Ce qui a été fait, par qui et quand. Et rien ne se perd par erreur.
- Journal d'audit
Chaque geste sensible est enregistré : qui a changé quoi, et quand.
Le gérant le consulte depuis l'application. L'historique de chaque dossier reprend ses propres événements.
- Corbeille de quinze jours
Une suppression se rattrape pendant quinze jours.
La restauration remet l'élément tel qu'il était, à l'instant de sa suppression.
- Rôles et cloisonnement
Gérant, collaborateur, client : chacun voit et fait ce que son rôle permet.
L'accès à chaque dossier est vérifié côté serveur, pas seulement dans l'interface.
- Une installation par cabinet
Votre base de données et vos fichiers ne côtoient ceux d'aucun autre cabinet.
Chaque cabinet a son adresse, sa base et son stockage. Les sauvegardes comprennent la base et les pièces jointes.
Voyez ces fonctions sur des dossiers qui ressemblent aux vôtres.
Une démonstration sur des dossiers qui ressemblent aux vôtres. Si NeoBooks vous convient, nous vous envoyons un devis.